Als je een verslag of een artikel schrijft, raak je dan ook altijd in de war met je referenties? Raak jij ook wel eens artikelen kwijt op je computer? Werk jij ook wel eens op verschillende computers aan een bepaald project? Is het antwoord op één of meer van deze vragen “ja”, kijk dan eens naar een artikelbeheersysteem.
De meest bekende programma’s om je referenties mee te beheren zijn Endnote en RefWorks. Dat werkt aardig, maar veel meer dan referenties beheren kun je er niet mee: de PDF-bestanden van de bijbehorende artikelen raak je nog steeds kwijt. Verder werken ze vooral goed samen met Word, maar niet met LaTeX/BibTeX. (Exporteren kan wel, maar importeren niet gemakkelijk.) En je moet maar het geluk hebben dat je school/universiteit/werkgever een licentie heeft, want ze zijn veel te duur om zelf aan te schaffen (Endnote: $109,95, Refworks: $100 per jaar).
Er bestaan gelukkig meer programma’s. Recentelijk werden wij getipt over twee hele mooie programma’s. De eerste is Mendeley (gratis, open source, en voor Window en Mac en Linux), de tweede Papers (€ 20 voor studenten, van Nederlandse bodem en alleen voor de Mac).
Beide programma’s hebben grote overeenkomsten met elkaar. Ze beheren allebei je collectie PDF-bestanden voor je, net zoals iTunes dat doet met je muziek: bestanden krijgen automatisch een zinnige naam, worden in de juiste map gestopt, etc. Ook laten ze je eenvoudig de juiste metadata (auteurs, tijdschrift, datum, etc) opzoeken op internet. Ook kennen beide een optionele iPad/iPhone applicatie (gratis bij Mendeley, € 12 bij Papers) die kan synchroniseren met je computer, zodat je ook onderweg artikelen kunt lezen. Beide programma’s kunnen ook overweg met BibTeX en laten je eenvoudig de citekeys kopiëren. Bekijk hieronder een filmpje over Papers. Mendeley werkt ongeveer gelijk, maar daarvan kon ik geen mooi filmpje vinden.
De programma’s zijn niet gelijk en hebben elk zo hun rare eigenschappen. Mendeley kan, voor elke collectie die je aanmaakt, een .bib-bestand exporteren en deze automatisch bijwerken maken wanneer je wijzigingen aanbrengt in de collectie. Het rare is wel dat de .bib-bestanden voor al die collecties in één map moeten staan en dat is tamelijk onhandig. Papers kan ook exporteren naar BibTeX, maar dit moet je wel handmatig doen. Daar staat tegenover dat je dan wel vrij bent om het .bib-bestand in willekeurige map te zetten.
Mendeley is beschikbaar als bètaversie voor Windows, Mac en Linux, terwijl Papers er alleen voor de Mac is en wél af is. Bij Mendeley is duidelijk te merken dat het geen ‘echte’ Mac-applicatie is. Zo gaat het lezen van PDF’jes vrij traag (je zit soms een tijdje naar een witte pagina te kijken voordat er iets gebeurt) en zien hun lettertypen er ietwat raar/onscherp uit. Papers is een stuk vlotter. Wanneer één auteur met verschillende namen (B Voorbeeld, B. Voorbeeld en Bij Voorbeeld) voorkomt in je collectie, is het bij Papers eenvoudig om deze samen te voegen, terwijl deze optie helemaal niet in Mendeley zit. Ook kun je vanuit Papers artikelen zoeken met Google Scholar, Scopus en Pubmed en direct de PDF’jes, met metadata en al, importeren. Daar staat tegenover dat Mendeley al je data synchroniseert met het internet, en je dus zonder problemen op meerdere computers kunt werken. Je krijg 500 MB online opslagruimte, wat tegen betaling uit te breiden is. Bij Papers staat dit alleen op de planning, maar vooralsnog kun je wel de Papers-database in Dropbox zetten voor een soort van synchronisatie. Ook kan Papers overweg met EZproxies, zodat je thuis artikelen kunt downloaden. Een groot pluspunt voor Mendeley is dan weer dat ‘ie erg goed is in het automatisch herkennen van metadata uit de tekst van de PDF, terwijl Papers dit niet kan.
Samenvattend, het beheren en doorzoeken van je artikelen is met Mendeley en Papers een stuk eenvoudiger geworden en het zijn beiden fantastische programma’s. Ik vind Papers net iets prettiger in gebruik, maar Mendeley heeft vele andere voordelen en is voor zijn prijs niet te verslaan. Wil je de programma’s proberen? Van Papers is een 30 dagen-probeerversie beschikbaar, en Mendeley is natuurlijk helemaal gratis.
Heb jij ervaring met een van deze programma’s, of tips voor andere soortgelijke programma’s? Laat het vooral weten!
Bedankt voor de tips, Jan-Hein en Laura
Hallo scheikundejongens,
Goed verhaal! Heb jullie nog even getipt op m’n eigen blogje ;).
Ik gebruik zelf Papers al een behoorlijke tijd (onze theoretische groep op de VU heeft er een groeps-licentie voor aangeschaft) en het werkt allemaal als een zonnetje. Ik weet ook dat ze druk met versie 2.0 bezig zijn, waar een hoop nieuwe goodies in zouden moeten zitten!
Overigens snap ik het statement over metadata uit de tekst herkennen niet helemaal; als je in Papers een PDF importeert, probeert hij altijd automatisch de juist WOS link (+ metadata) erbij te zoeken, aan de hand van de tekst van het artikel. Lukt niet altijd perfect, maar dat kan het programma in principe wel! Ga er vanuit dat Mendeley dit wat soepeler doet. Overigens is verdere metadata toevoegen in Papers vrij makkelijk. Als je in de edit-mode de titel selecteert, krijg je een dropdown menutje om dat stukje tekst op de juiste plek in de metadata te zetten.
Dank voor het noemen!
Papers kan inderdaad bij een PDF’je de metadata opzoeken, maar van de grofweg 50 PDF’jes die ik importeerde in Papers, haalde hij maar bij klein deel automatisch de metadata op; bij Mendeley was het succes veel groter. Als de bestandsnaam bijv. een DOI bevat, dan gaat het wel goed in Papers, maar dat was bij mij vaak niet het geval. Het koppelen van metadata aan een PDF gaat inderdaad heel goed met de ‘match’ knop.
Sinds kort ben ik overgestapt op Mendeley. Ideaal programma, zeker omdat je bij je refenties ook direct de pdf kan bekijken. Het enige probleem dat ik gevonden heb, is het ‘automatisch’ opzoeken van gegevens bij de artikelen. Dit gaat vrij regelmatig fout, afhankelijk van het tijdschrift en datum van het artikel. Bovendien heb ik in ieder geval 1 artikel in mijn collectie zitten die via het (normaal) handige doi-opzoeksysteem de gegevens van één of ander medisch artikel haalt…
Mijn enige slechte ervaringen met Mendeley is inderdaad het slecht terugvinden van ref-data (eigenlijk een luxe-probleem) en ik heb een 50+ MB file dat hij niet wil sync’en (niet dat ik dat vervelend vind, maar hij zeurt er elke keer over).
Volgende week een extraatje over Mendeley! Stay tuned.